splash image

Virtueel projectmanagement

Door: Jenny van Zwanenburg

Het zijn vreemde tijden. Al bijna een jaar werken we bijna volledig vanuit huis, en dat heeft ook zijn weerslag op ons werk. Normaal gesproken hebben we op kantoor korte lijnen met elkaar, maar nu we thuiswerken gaat dat toch even anders.

Gelukkig zijn er superveel digitale oplossingen voor dit ‘probleem’. Voor de video meetings en overleggen met klanten en collega’s maken we bij Reyez! gebruik van Google Hangouts.
Voor de snelle vragen waarvoor je normaal gesproken even naar een collega loopt, gebruiken we Discord. Daar kan je met elkaar chatten, kan je bestanden delen en indien nodig met elkaar meekijken door middel van het delen van je scherm. 
De mailbox en telefoon draaien overuren, maar ook daar hebben we onze weg weer in gevonden.

Als projectmanagers moeten we altijd het hoofd koel houden. We sturen een team van creatieven en developers aan, die er met veel enthousiasme voor zorgen dat we kwalitatief hoogwaardige digitale producties leveren aan onze klanten.
We vliegen van Hangout naar Hangout om de wens van de klant zo goed mogelijk over te brengen op het team.

Ook voor onze klanten was het even wennen. In plaats van een lekker kopje koffie aan de vergadertafel, voeren we al deze gesprekken nu online. Wij, de projectmanagers, hebben ook daarin super snel moeten schakelen.
Onze kracht ligt in het ontzorgen van de klant en wij willen altijd samen met hen gaan voor het beste resultaat, binnen de deadlines en binnen het budget.

We starten de dag online op met het gehele team. Hierbij nemen we de planning door, zodat iedereen op de hoogte is van de planning en werkzaamheden van zijn of haar collega’s, en waar nodig kan aanhaken of informatie kan vergaren.
Daarna volgen de online meetings met de klant. Dit kan zijn: een afstemming van een project, een maandmeting waarbij we de openstaande punten bespreken of het presenteren van een rapportage met de resultaten van de voorgaande maand. 

Ik werk thuis vanuit mijn ‘waskamer’ en mijn kinderen weten inmiddels dat als de deur gesloten is zij niet mogen storen. Gelukkig gaat dit bijna altijd goed. 
Hoewel we ons deze werkwijze eigen hebben gemaakt, hopen we natuurlijk dat we snel weer met z’n allen op kantoor zitten. Al is het alleen maar voor het sociale aspect; de gesprekken bij het koffiezetapparaat, weten wat er op persoonlijk vlak speelt bij je collega’s, de grapjes tussendoor en de vrijdagmiddagborrel.

Geen dag is hetzelfde en geen project is gelijk. De afstemming tussen de klant en ons team houdt ons scherp en we communiceren de hele dag. Waar zouden we zijn zonder de technologie van nu? Dan hadden we vast een andere creatieve oplossing gezocht, want dat is tenslotte wat we doen 🙂